Interessentanalysen, nøglen til at forstå og engagere projektets målgrupper  

Det tager max en time at lave en interessentanalyse med senior lederteamet. Øvelsen skaber et godt fundament for at engagere projektets samarbejdspartnere effektivt og mobiliserer samtidig det vigtige ejerskab for forandringen tidligt i processen.

Hvorfor skal jeg lave en interessent analyse?

Interessentanalysen giver et tidligt overblik over hvem der er omfattet af en forandring og hvem der er brug for hjælp fra og til, for at levere en positiv forandring sammen. Den skaber et godt fundament for at engagere interessenter på en struktureret og effektiv måde og dermed håndtering af forandringsrisikoen.

Hvad får jeg ud af at gøre det?

Når der er skabt et fælles billede af interessenter og deres nuværende engagement, kan du som projekt- eller forandringsleder nemmere skabe en plan for at mobilisere det ønskede engagement oppe fra og ned i en engagementsplan.

Derfor involverer du også projektets senior ledere i at lave analysen, de vigtigste interessenter i den tidlige forberedelses fase. Ud over at de engageres aktivt i forandringen, bygger du en relation til projektets beslutningstagerne, som samtidig bliver klædt bedre på til at træde ind i rollen som senior forandringsleder. Det er en fordel for både projektet og forandringsrisikoen.

Hvordan gør jeg det?

Du indkalder relevante senior ledere og interessenter til sessionen - sponsorer, projektejere, funktionsledere, udvalgte projektmedlemmer mv.

Introducer til øvelsen. Brainstorm herefter på mulige interessenter, der efterfølgende fordeles ud i fire målgrupper i en visuel oversigt efter den grad forandringen påvirker interessenterne og omvendt.

Diskuter det nuværende niveau af engagement i projektet (det tidlige tidspunkt taget i betragtning), og angiv f.eks. på en skala fra 1-5 hvor niveau 1 kan være "ikke kendskab til projektet" og niveau 5 "ejerskab for projektet" osv. Det indikerer hvor der skal sættes ind for at engagere.

Sidst men ikke mindst lader du gruppen definere overskrifterne på interessenternes motivation, risiko og bekymringer i forhold til forandringen og aftaler de første konkrete engagements initiativer.

Hvem gør jeg det sammen med?

Du inviterer relevante senior ledere hvis organisationer er i målgruppen for forandringen og udvalgte projekt medlemmer, f.eks. projektleder, super bruger mv. Du faciliterer processen som projekt- eller forandringsleder og har ansvaret for, at gruppen ender ud med et enigt billede af interessenterne i dag.

Hvad hvis jeg ikke gør det?

Undlader du at afholde sessionen som overfor beskrevet, og måske i stedet laver den selv eller sammen med et par projektkollegaer, går du glip af muligheden for at mobilisere de vigtigste interessenter tidligt. Det giver mere arbejde og senere hen, og du opnår ikke det samme tidlige ejerskab i projektets ledergruppe, som en konkret og fælles øvelse som dette skaber.

Hvor finder jeg templates?

Google.com, slidemodel.com mv. Der findes mange templates og det behøver ikke være kompliceret, det vigtigste er, at du kommer i gang og finder din vej frem i det selv. Jeg vedhæfter et eksempel på hvordan en template kan se ud. Alternativt kan du kontakte mig for hjælp.